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Wenn Du aus Heyrecruit heraus per E-Mail kommunizieren möchtest, kannst Du dafür in Deinem Account eine eigene Adresse als Absender eintragen, von der die Mails versendet werden.
Um Spam vorzubeugen, musst Du für die entsprechende Mailadresse einen SPF-Record oder SMTP-Daten hinterlegen – worum es sich dabei genau handelt, erklären wir unten. Wenn diese Angaben in Deinem Account fehlen, nutzt Du automatisch eine Heyrecruit-Eigene E-Mail wie firmennamen@hey-career.de
Schauen wir uns genauer an, wie Du die Einstellungen in Heyrecruit so vornehmen kannst, dass Du mit Deiner eigenen E-Mail-Adresse senden kannst.
Wunsch-E-Mail hinterlegen
Die einfachste Möglichkeit, E-Mails mit eigenem Absender aus Heyrecruit heraus zu versenden, ist über den Punkt “Nutze eine Wunsch-E-Mail-Adresse als Absender” unter dem Navigationspunkt Einstellungen -> E-Mail-Konfiguration -> Team-E-Mail
Dort kannst Du ganz einfach Deine Wunsch-E-Mail-Adresse angeben und uns einmalig die Inhaberschaft bestätigen. Wir schicken Dir dafür einen Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse.
Um zu verhindern, dass die aus Heyrecruit versandten E-Mails im Spam Ordner landen oder gar abgelehnt werden, solltest Du die weiteren Authentifizierungsschritte befolgen.
Es wird ein SPF-Eintrag und ein DKIM-Eintrag benötigt um die Zustellung an alle E-Mail-Provider zu garantieren.
SPF-Record (SPF-Eintrag) hinterlegen
Das SPF oder Sender Policy Framework dient dazu, das Fälschen von Absenderadressen in E-Mails zu verhindern. Dazu werden im DNS (Domain Name System) zusätzliche Informationen zum Absender in Form eines SPF-Records hinterlegt.
Der empfangende Mailserver kann dann über diesen Record der Domain prüfen, ob die erhaltene E-Mail von einem berechtigten Mailserver stammt – falls der Mailserver nicht autorisiert ist, kann die E-Mail über den SPF-Spamschutz identifiziert und als Spam deklariert werden.
Den folgenden SPF-Record von Heyrecruit musst Du unter dem Domain-DNS Deiner Domain hinterlegen. Das klingt zunächst sehr technisch, ist für Deine IT aber kein Problem.
SPF-Record von Heyrecruit:
v=spf1 include:spf.heyrecruit.de ~all
Host (in der Regel):
@
Solltest Du bereits einen SPF-Record in Deinem Domain-DNS gesetzt haben (z.B. für Microsoft Office 365 o. ä.), kannst Du ganz einfach in den bestehenden SPF-Record den Heyrecruit SPF per include:spf.heyrecruit.de hinzufügen. Dein SPF könnte dann so aussehen:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.heyrecruit.de ~all
In unserer Schritt für Schritt Anleitung für die gängigsten Anbieter findest Du mehr Informationen zur Eintragung bei Deinem Anbieter.
DKIM-Record (DKIM-Eintrag) hinterlegen
DKIM ist ein Verfahren, das sicherstellt, dass deine E-Mails nicht manipuliert werden können. Es fügt deinen Nachrichten eine digitale Signatur hinzu, die von den empfangenden Servern überprüft wird. Ist diese Signatur gültig, kann der Server sicher sein, dass die E-Mail tatsächlich von deiner Domain stammt.
Ähnlich wie der SPF muss auch der folgende DKIM-Eintrag auf DNS-Ebene bei Deinem Domainanbieter eingetragen werden.
Host
hey._domainkey
Value (Beipiel)
Den vollständige DKIM findest Du direkt in Deinem Heyrecruit-Account unter Einstellungen -> E-Mail-Konfiguration -> Team-E-Mail unter dem Punkt DKIM
v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqhki...
In unserer Schritt für Schritt Anleitung für die gängigsten Anbieter findest Du mehr Informationen zur Eintragung bei Deinem Anbieter.
DMARC-Record (DMARC-Eintrag) prüfen
DMARC ist ein Sicherheitsmechanismus, der E-Mail-Servern hilft zu überprüfen, ob eine empfangene Nachricht tatsächlich von der angegebenen Domain gesendet wurde. Es kombiniert die Prüfungen von SPF und DKIM und gibt Anweisungen, wie E-Mails behandelt werden sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen. Dadurch schützt DMARC vor E-Mail-Spoofing und Phishing-Angriffen.
In der Regel steht bereits ein DMARC Eintrag in Deinem Domain-DNS. Hier gibt es keine Vorgaben von Heyrecruit. Wichtig ist nur, dass Du bereits einen DMARC Eintrag in Deinem Domain-DNS hast.
Welche möglichen DMARC-Konfigurationen es gibt, kannst Du in diesem Artikel nachlesen.
Beispielkonfiguration
Schritt für Schritt Anleitung für die gängigsten Anbieter
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Strato ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Hetzner ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei All-inkl.com ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Namecheap ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Ionos ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei GoDaddy ein
Versand über den eigenen Mailserver
Es ist auch möglich, Deine E-Mails über Deinen eigenen Mailserver zu versenden. Dafür notwendig sind die SMTP-Daten, also die Zugangsdaten zum Postausgangsserver Deines E-Mail-Accounts im System zu hinterlegen. SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol, dabei handelt es sich um eine Technologie, mittels der E-Mails über das Internet übertragen werden.
Diese SMTP-Daten können Deine Mitarbeiter für Ihre eigenen E-Mail Adressen, aber auch für eine Team-Adresse wie z.B. bewerbung@deinedomain.de angeben. Die Angaben über den SMTP-Server findest Du in der Regel in den Konto-Einstellungen Deines E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird. Dort kannst Du die Informationen zu Serveradresse und Port kopieren, um sie in Heyrecruit einzufügen.
Um die SMTP-Verbindung zu nutzen, gehe in Heyrecruit auf den Navigationspunkt Einstellungen -> E-Mail-Konfiguration -> Team-E-Mail und klicke auf “Nutze einen eigenen Mail-Server für den E-mail-Versand”
So könnten die benötigten Angaben beispielsweise bei Googlemail aussehen:
Gmail SMTP-Serveradresse: smtp.gmail.com
Gmail SMTP-Port: 587
Für Microsoft Office 365 Nutzer:
SMTP-Serveradresse: smtp.office365.com
SMTP-Port: 587
Wenn Du Microsoft Office 365 nutzt und Deine Mailadresse via SMTP mit Heyrecruit verbinden möchtest, musst Du noch eine Einstellung Microsoft 365 Admin Center ändern. Dort aktivierst die Option „Authentifiziertes SMTP“ für alle Postfächer, die verbunden werden sollen. Das funktioniert folgendermaßen:
- Öffne das Microsoft 365 Admin Center, und wechsle zu Benutzer > Aktive Benutzer.
- Wähle den gewünschten Benutzer aus und klicke im Flyout, das erscheint, auf E-Mail.
- Klicke im Abschnitt E-Mail-Apps auf E-Mail-Apps verwalten.
- Überprüfe die Einstellung für Authentifiziertes SMTP: nicht ausgewählt = deaktiviert, ausgewählt = aktiviert.
- Klicke nach Abschluss des Vorgangs auf Änderungen speichern.
Weitere Infos dazu findest Du im Helpcenter von Microsoft.
Hinweis: Auch beim Senden mit dem eigenen Mailserver sollte ein SPF-Record gesetzt werden.
Hoffentlich kann Dir diese Anleitung weiterhelfen. Wenn Du weiterhin Probleme bei der Einrichtung Deiner eigenen Absenderadresse hast, melde Dich unter support@heyrecruit.de bei unserem Support-Team.
