Die Verwaltung von Bewerbungen kann durch individuell angepasste Bewerbungsprozesse und die Verwendung von Status erheblich erleichtert werden. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Bewerbungsprozesse und Status effektiv einrichtest und anpasst, um den Bewerbungsprozess effizient und zielgerichtet zu gestalten.
Was sind Status?
Status sind definierte Zustände, die den Fortschritt einer Bewerbung innerhalb eines Bewerbungsprozesses darstellen. Jeder Status hat einen Titel und eine zugewiesene Status-Kategorie. Die Status-Kategorien helfen dabei, ähnliche Status zu gruppieren und den Bewerbungsprozess übersichtlich zu gestalten.
Beispiel für Status und Kategorien:
- Titel: “Neu” | Kategorie: “Neu”
- Titel: “Bewerbungsgespräch geplant” | Kategorie: “In Bearbeitung”
- Titel: “Zusageempfehlung” | Kategorie: “Entscheidung”
Diese Status helfen, den Bewerbungsfortschritt klar zu definieren und sicherzustellen, dass alle Bewerbungen einheitlich und systematisch bearbeitet werden.
Wie Du Status und Bewerbungsprozesse erstellst, erklären wir Dir nachfolgend.
Status anlegen:
- Gehe auf die Status-Seite unter Vorlagen -> Status.
- Klicke auf „Neuen Status erstellen“.
- Gib einen Titel für den Status ein (z.B. “Einstellungsempfehlung”).
- Weise eine passende Kategorie zu (z.B. “Zusageempfehlung”).
- Wähle eine Farbe für den Status
- Wähle ein Icon für den Staus
- Speichere den neuen Status.
Neuen Status für alle vorhandenen Benutzer aktivieren?
Diese Option stellt den Status allen Benutzern zur Verfügung. Wird dieser Punkt nicht ausgewählt, muss der Status den Nutzern über die Benutzerrolle zugewiesen werden.
Automatisierte Löschung von Bewerbern
Beim Bearbeiten der Status steht Dir zusätzlich der Punkt “Automatisierte Löschung von Bewerbern” zur Bearbeitung zur Verfügung. ACHTUNG: Durch das abwählen dieser Option, werden Bewerber, die sich in diesem Status befinden, von der automatischen Löschung ausgeschlossen. Bitte beachte, dass das Aussetzen der automatischen Löschung zur Folge hat, dass die Bewerberdaten nicht mehr automatisch gelöscht werden. Die Daten müssen nach Beendigung des Bewerbungsvorgangs, aus datenschutzrechtlichen Gründen, manuell gelöscht werden.
Was sind Bewerbungsprozesse?
Bewerbungsprozesse sind die Schritte, die eine Bewerbung durchläuft, vom Eingang der Bewerbung bis zur endgültigen Entscheidung. Diese Prozesse können flexibel gestaltet und auf die spezifischen Anforderungen einer Stelle oder einer Berufsgruppe angepasst werden. Je nach Art der Position können unterschiedliche Bewerbungsprozesse erforderlich sein.
Beispiel für Bewerbungsprozesse:
Arbeiter / Fahrer:
- Neu
- Bewerbungsgespräch
- Zugesagt / Abgesagt
Kaufmännische Mitarbeiter / Management:
- Neu
- Auswahlverfahren
- 1. Bewerbungsgespräch
- 2. Bewerbungsgespräch
- Zusageempfehlung
- Zugesagt / Abgesagt
Durch die Anpassung der Bewerbungsprozesse kannst Du sicherstellen, dass der Bewerber die notwendigen Schritte durchläuft, die auf die Anforderungen der jeweiligen Stelle zugeschnitten sind.
Bewerbungsprozess erstellen:
- Gehe auf die Bewerbungsprozess-Seite unter Vorlagen -> Bewerbungsprozesse
- Wähle „Neuen Bewerbungsprozess erstellen“.
- Benenne den Prozess (z.B. “Bewerbungsprozess für Kaufmännische Mitarbeiter”).
- Füge eine kurze Beschreibung für den Bewerbungsprozess
- Speichern
Klicke nun auf den erstellten Bewerbungsprozess, um dem Prozess einen Status hinzuzufügen.
- Klicke auf Weiteren Status hinzufügen
- Wähle im Auswahlmenü den gewünschten Status aus
3. Weise dem Bewerbungsprozess eine Stellenanzeige zu. Klicke dafür auf den roten Button Stellenanzeige zuweisen
4. Wähle die gewünschte Stellenanzeige und klicke auf Speichern
5. Dein Bewerbungsprozess ist nun der gewünschten Stellenanzeige zugewiesen.
Alternativ kann ein Bewerbungsprozess auch beim Erstellen einer Stellenanzeige zugewiesen werden. Wähle beim Erstellen einer Stellenanzeige unter dem Punkt Bewerbungsprozess Deinen gewünschten Bewerbungsprozess.
Unsere Vorlagen für Dich: Status im Bewerbungsprozess
Um Dir den Einstieg in die Gestaltung Deiner Bewerbungsprozesse zu erleichtern, haben wir eine Reihe von Statusvorlagen erstellt. Diese Vorlagen decken alle wichtigen Schritte ab, die Bewerbungen durchlaufen können. Du kannst sie direkt nutzen oder nach Bedarf anpassen, um Deinen spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
Übersicht der Statusvorlagen
Neu
Die Bewerbung ist neu eingegangen und wartet auf eine erste Bearbeitung.
Bewerbung wird geprüft
Die Unterlagen des Bewerbers werden gesichtet und auf Vollständigkeit sowie Eignung geprüft.
Bewerbung unvollständig
Die Bewerbung enthält nicht alle erforderlichen Unterlagen und wartet auf Ergänzungen durch den Bewerber.
Auswahlverfahren
Der Bewerber wurde für das Auswahlverfahren berücksichtigt und muss weitere Schritte durchlaufen.
Kontaktiert
Der Bewerber wurde kontaktiert, um über den weiteren Verlauf oder fehlende Unterlagen zu informieren.
Warten auf Feedback
Der Bewerbungsprozess ist im Stillstand, da Feedback von internen oder externen Beteiligten erforderlich ist.
Interview
Ein Bewerbungsgespräch wurde geplant oder durchgeführt.
Assessment
Der Bewerber nimmt an einem Assessment-Center oder einer ähnlichen Bewertung teil.
Absageempfehlung
Es wird empfohlen, dem Bewerber abzusagen.
Zusageempfehlung
Es wird empfohlen, dem Bewerber eine Zusage zu erteilen.
Bewerbung zurückgezogen
Der Bewerber hat seine Bewerbung zurückgezogen und nimmt nicht mehr am Prozess teil.
Zusage ausstehend
Die Zusage des Bewerbers wird noch erwartet.
Angebot abgelehnt
Der Bewerber hat das Angebot abgelehnt.
Abgesagt
Der Bewerber wurde offiziell abgelehnt.
Zugesagt
Der Bewerber hat das Angebot angenommen und eine Zusage erteilt.
Onboarding
Der neue Mitarbeiter befindet sich im Onboarding-Prozess.
Onboarding abgeschlossen
Der Onboarding-Prozess ist erfolgreich abgeschlossen, und der neue Mitarbeiter hat seine Tätigkeit aufgenommen.
So nutzt Du die Vorlagen
Du kannst diese Statusvorlagen direkt in Deinen Bewerbungsprozessen verwenden oder sie nach Deinen Bedürfnissen anpassen. Durch die klare Definition jedes Status wird der Prozess für alle Beteiligten transparent und leicht nachvollziehbar. Passe die Vorlagen einfach an die spezifischen Anforderungen und Abläufe in Deinem Unternehmen an, um einen nahtlosen und effizienten Bewerbungsprozess zu gewährleisten.
Best Practices
Individuelle Anpassungen: Nutze die Vorlagen als Ausgangspunkt und passe sie an die spezifischen Anforderungen Deiner offenen Stellen an.
Transparente Kommunikation: Verwende klare und verständliche Statusbezeichnungen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe Deine Status regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie immer noch zu Deinen aktuellen Prozessen und Bedürfnissen passen.
