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Um die Integration zwischen Heyrecruit, Zapier, und Guidecom zu ermöglichen, kannst Du die folgenden Schritte befolgen. Der Prozess sieht vor, dass eine Bewerbung in Heyrecruit eingeht, diese Information an Zapier gesendet wird (via Webhook), und dann in Deinem Guidecom-System landet.
Schritt 1: Webhook in Zapier einrichten
Zapier-Konto erstellen oder anmelden
Besuche Zapier und melde Dich in Deinem Zapier-Konto an.
Neuen Zap erstellen
Klicke auf den Button “Create Zap” (Zap erstellen).
Trigger-App auswählen
Suche nach der App “Webhooks by Zapier”.
Wähle den Trigger “Catch Hook” aus. Dies erlaubt es Zapier, Daten von einem Webhook zu empfangen.
Webhook-URL erhalten
Sobald Du „Catch Hook“ ausgewählt hast, gibt Dir Zapier eine eindeutige Webhook-URL. Kopiere diese, Du benötigst sie später für Heyrecruit.
Schritt 2: Webhook in Heyrecruit einrichten
Das übernehmen wir für Dich! Schreibe Deinem Heyrecruit-Ansprechpartner oder dem Support unter support@heyrecruit.de, dass Du gerne einen Catch-Hook einrichten würdest. Übersende uns dafür die eindeutige Webhook-URL aus Zapier.
Schritt 3: Teste die Datenübertragung
Sobald Du von uns die Bestätigung erhältst, dass Dein Webhook eingerichtet wurde, kannst Du die Verbindung testen. Schicke dafür einfach eine Test-Bewerbung über eine Deiner Heyrecruit Stellenanzeigen ab.
In Zapier kannst Du nun innerhalb des Punkts Catch Hook auf den Reiter Test klicken und mit einem weiteren Klick auf den Button “Find new records” den Test-Bewerbungsdatensatz abrufen.
Der Datensatz sollte nun wie auf dem Screenshot bei Dir auftauchen. Damit ist die Verbindung zu Heyrecruit erfolgreich eingerichtet. Du kannst nun die Daten innerhalb von Zapier weiterverarbeiten und an andere Systeme schicken. So zum Beispiel an Dein Guidecom-System. Es lassen sich aber auch andere Endpunkte in Zapier auswählen.
Schritt 4: Formatierung der Daten
Aktion in Zapier hinzufügen:
Nachdem nun erfolgreich der Trigger eingerichtet wurde, können wir die “Action” hinzufügen. Klicke auf “Continue with selected record” oder auf das “+” Symbol, um einen weiteren “Step” hinzuzufügen und zu definieren, was als nächstes mit dem Bewerbungsdatensatz passieren soll.
Da die Daten in einem bestimmten Format von Heyrecruit an Zapier übertragen werden, kann es je nach Tool, an das die Daten übertragen werden, notwendig sein, die Daten in ein anderes Format zu bringen.
Wir wählen als nächsten Step für diesen Fall Formatter by Zapier.
Um die Formatierung zu konfigurieren, wähle im Reiter Setup unter dem Punkt “Action event” -> Utilities aus.
Wechsel zum Reiter “Configure”, um die Formatierung zu konfigurieren. Wähle unter “Transform” -> “Line-item to text” aus und wähle als Input “Question Answer” aus der Liste aus. Den Separator kannst Du leer lassen.
Wechsle nun auf den Reiter “Test”, um das Ergebnis zu überprüfen. Dein Output sollte nun in einzelne Felder aufgeteilt sein.
Schritt 5: Verbindung zu Guidecom
Aktion in Zapier hinzufügen:
Nachdem die Daten nun erfolgreich formatiert wurden, kann die nächste Action hinzugefügt werden, um die Verbindung zu Deinem Guidecom-System einzurichten.
Da Guidecom keine native Zapier-App hat, musst Du die Daten per Webhook an Guidecom senden.
Aktion in Zapier hinzufügen:
Nachdem der Trigger erfolgreich eingerichtet wurde, kannst Du eine neue “Action” hinzufügen. Klicke auf “Continue with selected record” oder auf das “+” Symbol, um einen weiteren “Step” hinzuzufügen und zu definieren, was als nächstes mit dem Bewerbungsdatensatz passieren soll.
Action Setup:
Wähle “Webhooks by Zapier” als die Aktion.
Wähle “Custom Request” als den Action-Typ, da Du Daten an das Guidecom-System senden möchtest und klicke auf “Continue”.
Configure:
Wähle bei Method “POST”
Füge unter URL die Webhook-URL ein, die Du von Guidecom erhalten hast, um Bewerberdaten zu übermitteln (z. B. https://server/api/rest/bewerberSpeichern).
Für im Bereich Data den Inhalt ein, der an Guidecom gesendet werden soll. Du kannst hier die Felder aus der Heyrecruit-Bewerbung entsprechend mappen. Der Aufbau der strukturierten Daten wird von Guidecom vorgegeben und sollte so aussehen:
{
“funktion”: “bewerberSpeichern”,
“bewerber”: [
{
“uniqueId”: “HEY15154201”,
“eingangsdatum”: “2021-04-04T14:52:18”,
“anrede”: 1,
“vorname”: “Max”,
“nachname”: “Mustermann”,
“email”: “Max.Mustermann@xyz.de”,
“ausschreibung”: {
“uniqueId”: “Stellentitel”
},
“datenspeicherung”: true
}
]
}
Nutze die dynamischen Felder aus Zapier, um die Daten korrekt zu mappen.
Schritt 6: Verbindung testen
Teste Deine Webhook-Konfiguration, indem Du eine neue Bewerbung über Heyrecruit erstellst und die Daten über den Webhook an Guidecom sendest.
In Zapier kannst Du den Webhook durch Klicken auf “Test & Review” testen, um zu überprüfen, ob die Daten erfolgreich an Guidecom übertragen werden.
Zap aktivieren
Aktiviere Deinen Zap, damit der Prozess bei jeder neuen Bewerbung automatisch läuft und die Bewerbungen wie konfiguriert an Dein Guidecom-System überträgt.
Zusammenfassung
- Heyrecruit sendet die Bewerbung via Webhook an Zapier.
- Zapier empfängt die Daten und leitet sie per Webhook an Guidecom weiter.
- Dies geschieht vollautomatisch bei jeder neuen Bewerbung.
