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Um sicherzustellen, dass Deine E-Mails, die über Heyrecruit an Bewerber gesendet werden, zuverlässig im Posteingang der Empfänger ankommen und nicht als Spam markiert oder blockiert werden, ist es wichtig, Deine E-Mail-Versanddomain zu authentifizieren. Dies hilft Dir, die Zustellbarkeit Deiner E-Mails zu gewährleisten, was bedeutet, dass die Nachrichten, die Du versendest, auch wirklich bei den Bewerbern ankommen.
Warum ist das wichtig? Große E-Mail-Dienste wie Gmail und iCloud Mail von Apple haben strenge Regeln, um sicherzustellen, dass E-Mails tatsächlich von der Person oder dem Unternehmen kommen, von denen sie zu stammen scheinen. Ohne diese Authentifizierung könnten Deine E-Mails fälschlicherweise als Spam eingestuft werden oder sogar gar nicht zugestellt werden. Durch das Verbinden Deiner E-Mail-Domain mit Heyrecruit kannst Du sicherstellen, dass Deine E-Mails als vertrauenswürdig erkannt werden.
Der Prozess, um Deine E-Mail-Domain zu verbinden, umfasst das Einrichten von drei wichtigen Sicherheitseinstellungen in den Systemen Deines Domain-Anbieters: DKIM, SPF und DMARC. Diese Begriffe mögen technisch klingen, aber sie dienen dazu, Deine E-Mails zu schützen und sicherzustellen, dass sie nicht manipuliert werden und ihre Empfänger erreichen.
Sobald Du bereit bist, Deine E-Mail-Versanddomain zu authentifizieren, kannst Du mit dem DNS-Konfigurationsprozess beginnen oder den aktuellen Status der Authentifizierung in Deinem Heyrecruit-Konto überprüfen. Eine Anleitung wie Du Deine E-Mail-Versanddomain und damit Deine Standard-Versand-E-Mail-Adresse mit Heyrecruit verbindest findest Du hier.
Auswirkungen authentifizierter E-Mails
Warum sollte ich meine Domain authentifizieren?
Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, diese Einstellungen vorzunehmen, kann ohne die Authentifizierung nicht garantiert werden, dass alle E-Mails mit Deiner eigenen Domain (z. B. karriere@deinedomain.de) bei den verschiedenen Bewerber ankommen.
Wenn Du Deine Domain nicht mit Heyrecruit verbindest, wird stattdessen eine allgemeine Heyrecruit-Domain (deinefirma@hey-career.de) verwendet. Diese ist bereits authentifiziert und kann direkt von Dir genutzt werden.
Wie wirkt sich das auf die Leistung meiner E-Mails aus?
Die meisten E-Mail-Anbieter bevorzugen Nachrichten, die durch DKIM authentifiziert sind. Ohne diese Authentifizierung riskierst Du, dass Deine E-Mails nicht zugestellt werden, in Quarantäne landen oder als Spam markiert werden.
Einzelne E-Mail-Anbieter, wie iCloud von Apple, verlangen zudem, dass DMARC, DKIM und SPF vollständig eingerichtet sind. Wenn Du diese Anforderungen nicht erfüllst, können Deine E-Mails abgelehnt werden.
Wie setze ich die DNS-Einträge bei meinem Anbieter?
Wie Du DKIM, SPF und DMARK Einträge bei Deinem Domain-Anbieter setzt, zeigen wir Dir in den nachfolgenden Helpcenter-Artikeln:
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Strato ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Hetzner ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei All-inkl.com ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Namecheap ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei Ionos ein
- So trägst Du Deinen Heyrecruit-SPF/DKIM bei GoDaddy ein
Bitte informiere Dich zusätzlich bei Deinem Anbieter, über die genaue Praxis.
Was sind DKIM, SPF und DMARC? (Technische Details)
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM ist eine Methode, die sicherstellt, dass Deine E-Mails nicht gefälscht werden können. Es fügt Deinen E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die von den empfangenden Servern überprüft wird. Wenn diese Signatur gültig ist, weiß der Server, dass die E-Mail wirklich von Deiner Domain stammt.
Um DKIM in Heyrecruit einzurichten, musst Du zwei spezielle TXT-Einträge bei Deinem DNS-Anbieter (in der Regel der Anbieter, der auch Deine Domains verwatet) hinzufügen. Sobald diese Einträge hinzugefügt und verifiziert sind, wird die DKIM-Signatur automatisch in jede von Dir gesendete E-Mail aufgenommen.
SPF (Sender Policy Framework)
SPF ist eine weitere Schutzmaßnahme, die sicherstellt, dass nur autorisierte Server E-Mails im Namen Deiner Domain versenden dürfen. Es hilft, sicherzustellen, dass Deine E-Mails nicht von unbefugten Personen gesendet werden, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie erfolgreich zugestellt werden.
Um SPF einzurichten, musst Du einen TXT-Eintrag bei Deinem DNS-Anbieter hinzufügen, der die autorisierten Server auflistet. Der Heyrecruit SPF ist z.B.:
v=spf1 include:spf.heyrecruit.de ~all
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)
DMARC geht noch einen Schritt weiter und gibt den E-Mail-Anbietern Anweisungen, was sie tun sollen, wenn eine E-Mail von Deiner Domain die DKIM- oder SPF-Prüfungen nicht besteht. DMARC ermöglicht es Dir auch, Berichte darüber zu erhalten, wie viele E-Mails von Deiner Domain gesendet werden und ob sie korrekt authentifiziert wurden.
Du kannst die DMARC-Richtlinien nach Deinen Bedürfnissen anpassen, um zum Beispiel festzulegen, dass nicht authentifizierte E-Mails abgelehnt oder in Quarantäne verschoben werden sollen.
Beispielrichtlinien (DMARC)
Hier sind einige Beispiele, wie Du Deine DMARC-Richtlinie anpassen könntest:
- Neutrale Richtlinie: v=DMARC1; p=none; – Diese Richtlinie sammelt nur Informationen und nimmt keine Maßnahmen gegen nicht authentifizierte E-Mails vor.
- Quarantäne-Richtlinie: v=DMARC1; p=quarantine; ruf=mailto:reporting@beispiel.com; – Diese Richtlinie verschiebt nicht authentifizierten E-Mails in Quarantän und sendet Berichte über jede fehlgeschlagene E-Mail.
- Strikte Richtlinie: v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:reporting@beispiel.com; – Diese Richtlinie weist alle E-Mails ab, die die Authentifizierung nicht bestehen und sendet Berichte über jede fehlgeschlagene E-Mail.
Bitte beachte, dass Heyrecruit Support Dir bei der Einrichtung dieser Richtlinien zwar beratend zur Seite steht, aber nicht direkt bei der Konfiguration helfen kann. Für die Einrichtung solltest Du Dich an Deinen IT-Administrator oder einen spezialisierten Dienst wenden.
